每年的區分所有權人會議（區權會）結束後，最重要的就是新舊任管理委員會的順利交接。很多社區就是在這個階段容易出問題，輕則資料不齊全，重則帳目不清、社區建圖及印鑑遺失，甚至還有舊任委員拒絕交接的情況，今天就來跟大家聊聊，交接時到底該注意哪些事情，才能讓你的社區運作順暢無阻。
法律規定不能馬虎，該交的一樣都不能少
首先要知道，委員會交接不是隨便交交就好，這是有法律依據的，根據《公寓大廈管理條例》第20條和第29條規定，舊任的管理委員會或管理負責人，任期一到就得把所有東西完整交給新任人員，包括財務、印鑑、帳冊等等，一樣都不能少。
另外，每個社區的規約裡通常也會寫得更詳細，比如交接要在幾天內完成、該怎麼交接、如果不交接會怎樣等等，建議新任委員一定要先把規約拿出來好好讀一遍，免得到時候搞不清楚狀況。
交接內容大盤點，這些東西缺一不可
財務相關（最重要！）
- 帳冊和憑證：所有的會計憑證、銀行存摺、財務報表通通都要交接
- 錢的部分：公共基金還剩多少、管理費收了多少、花了多少，都要清清楚楚
- 預算執行狀況：今年預算執行到哪裡、有哪些合約還在進行中
- 零用金：別小看零用金，有時候金額也不少呢
印鑑和銀行資料（超級重要！）
管理委員會的大小章、支票用印
- 銀行帳戶資料、網銀密碼等等(需先測試是否可使用)
這部分千萬不能搞丟，不然後續作業會很麻煩
各種文件資料
- 會議紀錄：歷年來的管委會會議紀錄、區權會會議紀錄
- 社區規章：社區規約、各種管理辦法
- 建築相關：建築圖說、設施設備清冊
- 合約文件：保險單、各種廠商合約
- 文書檔案：各類檔案及管委會大章
公共設施管理
- 設備維護紀錄、保養計畫
- 操作手冊、維修廠商聯絡方式
- 這裡特別要提一下，如果委託家興保全管理，交接就會輕鬆很多
選家興保全讓交接變得超簡單!
很多社區在交接時最頭痛的就是資料整理和管理經驗傳承，家興保全在這方面有很大的優勢：
專業的管理系統：家興保全有完整的管理系統，所有財務收支、設備維護、住戶資料都有系統化記錄，不會因為人員異動就搞丟資料。
經驗豐富的服務團隊：他們的管理人員都受過專業訓練，熟悉各種交接流程及協助社區公設點交作業，可以協助新任委員快速上手。
持續性的服務：不像一般總幹事可能會異動，家興保全提供企業化、專業化服務，確保服務管理品質的一致性。
交接流程這樣做
第一步：準備工作
新舊任委員要先坐下來溝通，確認交接時間和地點，建議選在白天、光線充足的地方進行，這樣看文件比較清楚。
第二步：列出交接清單
按照前面提到的內容，把所有要交接的東西列成清單，一項一項檢查。這個動作很重要，可以避免遺漏。
第三步：實際交接
依照清單進行交接，每一項都要讓雙方確認無誤，特別是印鑑和銀行相關資料，一定要當場驗證是否正常。
第四步：簽署交接文件
所有東西都確認沒問題後，雙方要簽署正式的交接文件，白紙黑字寫清楚，避免日後爭議。
遇到拒絕交接怎麼辦？別慌張！
如果遇到舊任委員拒絕交接，千萬不要硬來，正確做法是：
- 先書面催告：寫正式公文要求限期交接，記得要有收件證明
- 向主管機關報備：如果催告無效，可以向地方政府主管機關提報
- 法院訴訟：真的不行就只能走法律途徑，請求強制執行
- 涉及刑事：如果懷疑有侵占等問題，還可以提起訴訟
讓交接更順利的秘訣
保持好的溝通：新舊任委員要互相體諒，畢竟大家都是為了社區好。
尋求專業協助：如果交接內容太複雜，不妨請會計師或律師協助。
考慮專業管理：如果社區管理事務繁雜，建議考慮委託專業公司，不但可以減輕委員負擔，交接時也會更有保障。
做好記錄：交接過程最好拍照或錄影存證，萬一日後有爭議可以作為證明。
委員會交接看似複雜，但只要按部就班、依法進行，其實沒那麼困難。重點是要有耐心、細心，不要急於一時，如果你們社區正在考慮更專業的管理方式，選擇家興保全，專業團隊會以專業服務可以讓這些繁瑣的交接工作變得更簡單、更有保障。
記住，好的交接是成功管理的開始，為了全體住戶的權益，每個環節都不能馬虎喔！
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